Cuenta, configuración y seguridad

Tu perfil de negocio y marca

Tu perfil de negocio es el nombre, los datos de contacto y el logo que tus clientes ven en facturas, presupuestos, recibos de pago, tu página de pago y el widget de pago. Vive en la tarjeta Perfil del negocio al inicio de Configuración de cobro. Configúralo una vez y todas las herramientas de cobro lo usan.

El logo es la única parte que editas aquí. Sube un PNG, JPG o SVG. Los logos cuadrados o anchos funcionan, y la imagen se ajusta al tamaño. Este logo es independiente del logo de recibos de tu caja TableTurn, que se configura en la página de TableTurn y no cambia con nada de lo que hagas aquí.

El bloque Nombre del negocio y contacto se toma del registro de tu cuenta y es de solo lectura en esta página. Para cambiar el nombre del negocio, teléfono, correo o dirección, usa Solicitar un cambio en la página Cuenta, descrita en el capítulo Cuenta, o contacta a tu gerente de cuenta. Así el nombre legal y la dirección de tus facturas se mantienen alineados con la cuenta.

Terminaste cuando el logo aparece en la tarjeta y una factura o recibo de prueba lo lleva. La tarjeta confirma con Logo guardado. Aparecerá en facturas, presupuestos y recibos.

Si la subida falla, el archivo probablemente no es PNG, JPG o SVG, o es muy grande. Guárdalo como PNG e intenta de nuevo. Si el logo anterior sigue apareciendo en una factura que ya enviaste, esa factura conserva la marca con la que se envió; las facturas nuevas usan el logo nuevo.

Tasas de impuesto

Las tasas de impuesto son los porcentajes de impuesto sobre ventas que tus facturas, presupuestos y terminal virtual pueden aplicar. Cada tasa tiene un nombre, un estado y un porcentaje, y una tasa se marca como predeterminada. Las facturas aplican automáticamente la tasa correspondiente según el estado de envío del cliente, y usan la predeterminada cuando no hay coincidencia.

Configúralas antes de enviar tu primera factura con impuesto. Si vendes en más de un estado, agrega una tasa por estado para que se elija la correcta para cada cliente. Las mismas tasas se comparten con la terminal móvil, donde aparecen de solo lectura en Configuración con una casilla para aplicar tu tasa predeterminada automáticamente.

Terminaste cuando cada estado al que envías tiene una tasa y una está marcada como predeterminada. Las facturas nuevas entonces muestran la línea de impuesto sin que hagas nada.

Si una factura no muestra impuesto, el cliente no tiene estado de envío en su registro y no hay tasa predeterminada, o los artículos de la factura están marcados como no gravables. Si se aplica la tasa equivocada, revisa primero el estado de envío del cliente y después el estado de la tasa.

Descuentos vs. cupones

Merchant360 tiene dos formas de restar dinero a una venta, y viven en lugares distintos porque las usan personas distintas. Los descuentos son preajustes rápidos que tu personal toca durante una venta en la terminal móvil. Los cupones son códigos promocionales que tus clientes escriben ellos mismos en la página de pago de una factura.

Los preajustes de descuento se crean en la aplicación de terminal móvil en Configuración. Da a cada uno un nombre y un porcentaje o un monto en dólares, y actívalo o desactívalo. El personal los aplica en la caja y el descuento aparece como una línea en el recibo.

Los cupones se crean en Configuración de cobro en la tarjeta Cupones. Cada cupón tiene un código, un monto o porcentaje y los límites que definas. Cuando un cliente ingresa el código en la página de pago, el descuento se registra automáticamente como una nota de crédito contra la factura, así tus registros quedan limpios.

Usa un descuento cuando tu personal decide en el mostrador. Usa un cupón cuando quieres promocionar un código por correo o en un volante y dejar que el cliente lo aplique.

Si un código de cupón es rechazado en la página de pago, puede estar vencido, agotado o por debajo del mínimo de factura que definiste. Si un preajuste de descuento falta en la caja, está desactivado en la Configuración de la terminal móvil o se creó en otro dispositivo que no ha sincronizado.

Equipo y roles

La página Equipo es donde agregas a las personas que pueden iniciar sesión en Merchant360 y decides qué puede hacer cada una. Cada persona recibe un rol, que fija un nivel amplio de acceso, y luego puede limitarse más con Acceso a herramientas, módulo por módulo.

Hay seis roles. Propietario tiene acceso completo y es el único rol que puede cambiar cobros, seguridad y el acceso de otras personas. Gerente tiene operaciones completas. Contador ve facturas y exportaciones. Empleado cubre las operaciones diarias. Solo herramientas de cobro no recibe nada hasta que otorgues módulos por usuario. Registro es solo para TableTurn POS.

Invitar a alguien requiere un correo electrónico, un celular para códigos de seguridad y un tipo de acceso. Como un cambio de equipo afecta quién puede entrar a tu cuenta, Merchant360 te envía un código de seguridad por texto y lo pide antes de enviar la invitación. La persona recibe un correo con un enlace para crear su propio inicio de sesión, así que nunca se escribe una contraseña por ella.

El detalle completo, incluidos Acceso a herramientas, la fijación de dispositivos Handpoint y la casilla Solo su propia actividad, está en el capítulo Equipo y roles de esta guía.

Si el texto con el código no te llega, usa Reenviar código. Si un compañero nunca recibió el correo de invitación, revisa Invitaciones pendientes en la página Equipo y reenvíala desde ahí.

Cómo desactivar las herramientas de cobro

Las herramientas de cobro son la facturación, la terminal virtual, las páginas de pago y el resto del conjunto Aceptar pagos. Si dejas de usarlas, el propietario de la cuenta puede desactivarlas desde la página Seguridad. La sección Herramientas de cobro desaparece del menú para todos en la cuenta, y no salen facturas, recordatorios ni estados de cuenta hasta que se reactiven.

Desactivarlas solo pide una confirmación. Reactivarlas después requiere un código de seguridad enviado por texto al teléfono del propietario, porque vuelve a habilitar la capacidad de cobrar tarjetas en la cuenta. Puedes agregar un motivo opcional al desactivarlas; se guarda con el historial de la cuenta.

Tus datos no se borran. Facturas, clientes, transacciones y configuración están todos ahí de nuevo cuando reactivas las herramientas.

Si la tarjeta Turn off billing tools no está en tu página Seguridad, no iniciaste sesión como propietario. Si las herramientas fueron desactivadas por tu gerente de cuenta y no por ti, la tarjeta lo explica y la reactivación pasa por tu gerente de cuenta.

Insumos y equipo

La página Insumos es donde pides papel para recibos, etiquetas y rótulos para tus terminales. El inventario es en tiempo real, así que lo que ves es lo que hay disponible. Los pedidos se cobran automáticamente a la cuenta bancaria registrada, y cada uno aparece en tu historial de pedidos con rastreo una vez que se envía.

¿Qué papel usa mi equipo? al inicio del catálogo señala los rollos que corresponden a tu modelo de terminal y los marca como Compatible con tu terminal. Si tu modelo no se puede detectar, se muestra el papel de terminal más común.

Agrega artículos al carrito, completa la dirección de envío y el teléfono, elige una velocidad de envío y realiza el pedido. Ground tarda de cinco a siete días hábiles; 3-Day Express, 2-Day Express, Overnight y Saturday Overnight son más rápidos. La dirección se verifica con USPS antes de enviar el pedido. Si USPS sugiere una corrección, puedes usarla o mantener lo que escribiste.

Pedir de nuevo en un pedido anterior carga los mismos artículos en el carrito para que ajustes cantidades y lo envíes. Los artículos que ya no están disponibles se omiten y el aviso te dice cuáles. Cancelar este pedido está disponible hasta que el pedido se envía; si ya se te cobró, el crédito se procesa en uno o dos días hábiles.

Los comerciantes inscritos en el Programa Merchant Advantage reciben rollos de papel gratis, con envío terrestre cubierto en un pedido cubierto. El programa cuesta $39 al mes y se debita de la cuenta bancaria registrada. Los comerciantes inscritos piden papel en la página dedicada de pedidos de papel.

Si la página dice Cuenta bancaria no registrada, agrega una cuenta bancaria antes de pedir; tu representante de ventas puede ayudarte. Si USPS no pudo confirmar la dirección, revisa el número, la ortografía y el código postal, y mantén la dirección como está solo si estás seguro de que es correcta.

1. 1Ve a Shop → Supplies & Paper para reordenar rollos de papel y otros insumos. Tus últimos tres pedidos aparecen arriba de la página con un botón para volver a pedir, y Ver Todos los Pedidos abre tu historial completo.
2. 2¿No sabes qué rollo usa tu terminal? La guía de papel junto al aviso de Merchant Advantage lee el equipo que te enviamos y marca el papel compatible en el catálogo.
3. 3Al pagar, elige la velocidad de envío: terrestre, express de 3 días, express de 2 días, al día siguiente o sábado. El precio de cada opción se muestra en el carrito y la velocidad elegida aparece como línea propia en tu factura.
4. 4Si cambias la dirección de envío, la verificamos con USPS. Cuando USPS sugiere una versión corregida, eliges entre usar la sugerida o mantener la tuya antes de enviar el pedido.
5. 5¿Necesitas equipo? Los pedidos de hardware (y las firmas que requieren) también viven ahí.
6. 6Revisa Requests & Orders cuando quieras para ver qué se envió, qué va en camino y qué aún espera tu firma. Junta cada tipo de solicitud (cambios bancarios, pedidos de tarjetas de regalo, insumos, hardware) en una sola línea de tiempo.

Seguridad y PCI

La página Seguridad contiene los ajustes que protegen tu inicio de sesión y tu dinero: la autenticación de dos factores por mensaje de texto, los dispositivos de confianza, el límite de código para reembolsos grandes y el interruptor de herramientas de cobro. La atestación PCI tiene su propia página en Seguridad, PCI.

La autenticación de dos factores envía un código de seis dígitos por texto a tu celular al iniciar sesión y antes de cambios sensibles. Ingresa un celular de Estados Unidos para activarla. El número que se muestra es el celular del perfil de tu cuenta, y el mismo número recibe cada código de seguridad para cambios de equipo, creación de llaves y reembolsos grandes. Los dispositivos que marcas como de confianza al iniciar sesión pueden omitir el código por noventa días; la lista Dispositivos de confianza muestra cada uno para que revoques cualquiera que no reconozcas.

La verificación de reembolsos grandes pide un código por texto antes de completar en las herramientas de cobro un reembolso mayor al monto que definas. Pon el monto en cero para requerir un código en cada reembolso, y marca a qué usuarios aplica. El ajuste está disponible una vez que tu gerente de cuenta lo habilita para la cuenta.

La atestación PCI es tu confirmación anual de que manejas los datos de tarjeta de forma segura. Elige el tipo de cuestionario que corresponde a cómo cobras, sube el cuestionario firmado, marca la afirmación y complétalo. Merchant360 registra la fecha y el historial muestra cada atestación anterior. Un aviso te advierte cuando la actual está por vencer.

Si dejas de recibir códigos, revisa el celular en la página Seguridad y en Cuenta, Inicio de sesión y seguridad. Si cambiaste de teléfono, inicia sesión en el nuevo dispositivo con un código y revoca el anterior en Dispositivos de confianza. Si la página PCI no te deja completar, falta subir el cuestionario o la casilla de afirmación no está marcada.

Cierre de sesión por inactividad

Merchant360 cierra tu sesión después de quince minutos sin actividad. Es un requisito de la industria de tarjetas para cualquier pantalla que pueda llegar a datos de pago, y te protege si una computadora queda desatendida en el mostrador.

Dos minutos antes del cierre aparece un aviso de ¿Sigues ahí? Seguir conectado reinicia el reloj. Cerrar sesión termina la sesión de inmediato. Si no haces nada, la sesión termina y el siguiente clic te lleva a la página de inicio de sesión.

Lo que estabas escribiendo y no se guardó cuando terminó la sesión se pierde, así que guarda los formularios largos conforme avanzas. Nada ya guardado se ve afectado.

La actividad en cualquier pestaña abierta de Merchant360 cuenta, así que trabajar en una pestaña mantiene conectada a otra. Solo cuentan los clics, la escritura y el desplazamiento; una página abierta sin interacción no cuenta.

¿Tienes un restaurante?

Los restaurantes y otros negocios de servicio a la mesa usan TableTurn POS, la caja integrada en la familia Merchant360, junto con las herramientas de cobro. La página Cuenta muestra tu plan de TableTurn con su nivel y un enlace Administrar plan o Ver planes y actualizar, para que veas lo que tienes y subas de nivel cuando necesites más.

TableTurn tiene sus propios capítulos en esta guía sobre mesas, menús, propinas, cajeros y PINs, y el reloj de entrada. El horario del equipo descrito antes en este capítulo funciona con los cajeros de TableTurn, así que las mismas personas que configuras para la caja se pueden programar aquí.

Si la tarjeta del plan de TableTurn no está en tu página Cuenta, TableTurn todavía no está inscrito en tu cuenta. Tu gerente de cuenta puede agregarlo.