Cuenta, configuración y seguridad

Tu perfil de negocio y marca

En Accept Payments → Billing Settings, la tarjeta Business profile guarda tu logo y datos de contacto como aparecen en tus herramientas de cobro: facturas, cotizaciones, recibos, tu página de pago y el pay widget. Un solo logo marca toda la suite.

Sube o reemplaza tu logo ahí mismo. Tu nombre de negocio, dirección, teléfono y correo se muestran en solo lectura, porque vienen de tu registro oficial de cuenta. Para cambiarlos, contacta a tu ejecutivo de cuenta (así tus estados y papeleo quedan exactos).

Tasas de impuesto

Guarda las tasas de impuesto que cobras en Accept Payments → Tax Rates. Dale a cada una nombre, estado y porcentaje, y marca una predeterminada.

Las facturas aplican solas la tasa del estado correspondiente (cayendo a tu predeterminada), y las mismas tasas alimentan cotizaciones, la terminal virtual, tu caja y la app móvil. Como cada herramienta lee una sola lista, cambiar una tasa la actualiza en todos lados, y todavía puedes anular el impuesto en cualquier factura individual.

Descuentos vs. cupones

Son dos herramientas distintas. Los descuentos rápidos que tu equipo toca durante una venta (Adulto mayor, Amigos y familia) son preajustes de descuento, administrados en Settings de la terminal móvil de Merchant360; aparecen como botones de un toque en la app.

Los códigos que un cliente escribe en la página de pago son cupones, creados en Billing Settings → Coupons (monto o porcentaje, con vencimiento y límites de uso opcionales). El cliente escribe el código y se registra como nota de crédito. Mira el capítulo Facturas.

Equipo y roles

Invita al personal en Account → Team para que cada quien tenga su propio acceso. Elige un rol que limite lo que ve: Owner (todo, incluidos banco, pagos a proveedores, cobros y estado de resultados), Manager (operación completa excepto banco, pagos a proveedores, cobros y cancelación), Accountant (facturación, enlaces de pago, notas de crédito, exportaciones, recurrentes y lectura), Clerk (lotes, transacciones, estados, mensajes y la terminal de mostrador) o Register (solo el punto de venta).

El rol que elijas define qué puede hacer esa persona con el dinero, no solo lo que puede ver. Capturar una tarjeta a mano en la terminal virtual y abrir la bóveda de tarjetas guardadas llegan hasta Manager: un cajero cobra en la terminal de mostrador, donde la tarjeta está presente. Los enlaces de pago y las notas de crédito corresponden a Accountant. Banco, pagos a proveedores y estado de resultados quedan solo para dueños sin importar a quién agregues. La página de Equipo muestra exactamente lo que puede hacer cada rol antes de que envíes la invitación, así que elige el rol más pequeño que sirva para el trabajo.

Invitar o eliminar a un colaborador es una acción protegida reservada al dueño de la cuenta, y pide un código de seguridad por texto para confirmar que eres tú. El código va al número de celular que verificaste en Account → Security – el panel muestra a qué número irá antes de enviarlo, y si aún no has agregado uno te dirige ahí primero. Cada colaborador administra su propio número de la misma forma, en su propia página de Account → Security.

La invitación también pide el celular del colaborador (opcional pero recomendado) – ahí se envían por texto los códigos de seguridad de los cambios protegidos, así que un colaborador invitado con celular puede completarlos desde el primer día. Junto a cada colaborador la página muestra si los códigos pueden llegarle – una insignia verde con los últimos dígitos de su celular, o una ámbar cuando no hay celular registrado. El dueño puede hacer clic en Agregar celular junto a una insignia ámbar para completarlo; una vez que un colaborador verifica su propio número en Account → Security, solo él puede cambiarlo. Los colaboradores sin número pueden trabajar normalmente día a día; solo no pueden completar cambios protegidos (como reembolsos grandes donde esté activado) hasta que se agregue uno.

Cómo desactivar las herramientas de cobro

Toda cuenta de Merchant360 llega con las herramientas de cobro activadas: facturación, cotizaciones, agenda, enlaces de pago, terminal virtual, tarjetas guardadas y cobros recurrentes. Si facturas con tu propio sistema y prefieres no ver nada de eso, el dueño de la cuenta puede apagar todo el conjunto en Account → Security. El menú de herramientas desaparece y esas páginas dejan de abrirse.

No se borra nada. Tus facturas, clientes, tarjetas guardadas y planes recurrentes siguen exactamente donde están y regresan completos si vuelves a activar las herramientas. Como reactivarlas restaura la capacidad de cobrar tarjetas, ese lado pide un código enviado por texto a tu teléfono, así nadie puede reactivarlas sin ti. Tu representante de EPI también puede cambiarlo en cualquier dirección por ti.

Insumos y equipo

1. 1Ve a Shop → Supplies & Paper para reordenar rollos de papel y otros insumos. Te llegan y se siguen en Account → Requests & Orders.
2. 2¿Necesitas equipo? Los pedidos de hardware (y las firmas que requieren) también viven ahí.
3. 3Revisa Requests & Orders cuando quieras para ver qué se envió, qué va en camino y qué aún espera tu firma. Junta cada tipo de solicitud (cambios bancarios, pedidos de tarjetas de regalo, insumos, hardware) en una sola línea de tiempo.

Seguridad y PCI

Account → Security es donde activas la autenticación de dos factores por SMS y administras dispositivos de confianza (que pueden saltarse el código por 90 días). Activa 2FA para cada dueño y para quien pueda mover dinero; es lo más importante que puedes hacer para proteger la cuenta. Para cambiar tu contraseña, usa Forgot your password en el inicio de sesión. También puedes fijar un umbral de reembolso grande – los reembolsos sobre ese monto piden un código 2FA fresco, así una sesión secuestrada no puede vaciar la cuenta.

Como las tarjetas guardadas se tokenizan y los números completos nunca tocan tus sistemas, la mayor parte del trabajo duro de PCI está resuelto por ti. Account → PCI Compliance te guía la atestación anual en lenguaje simple: elige el cuestionario de autoevaluación (SAQ) que corresponde a cómo aceptas tarjetas – solo página alojada, terminal, terminal virtual, etc. – respóndelo, y la página sigue tu estado (en progreso, completo, vencido) y tu fecha de renovación. Es algo que solo tú puedes completar; el personal de EPI no puede atestiguar por ti.

Da a tu personal accesos propios en vez de compartir uno, para que la actividad sea atribuible y puedas quitar el acceso limpio cuando alguien se va.

Actividad del representante de ventas

Account → Sales Rep Activity es tu ventana de transparencia. Si una oficina de representantes está autorizada a correr herramientas de cobro en tu nombre, ves el alcance exacto que se le otorgó, cada acción que toma (facturas creadas o enviadas, enlaces creados o cancelados), y puedes revocar el acceso con un clic.

Cualquier cobro sobre un límite que fijes se estaciona aquí para tu aprobación antes de correr, y las autorizaciones que esperan tu firma electrónica también aparecen aquí.

¿Tienes un restaurante?

TableTurn, el punto de venta para restaurantes, tiene su propia guía en tableturn.cloud/guide que cubre la caja, el servicio a mesas, las pantallas de cocina y las impresoras.