Clientes y tarjetas guardadas
Un solo directorio, con tarjetas en bóveda segura.
El directorio de clientes
El directorio de clientes es un CRM gratuito que funciona incluso antes de que tu procesamiento esté en vivo. Cada factura, suscripción, cotización y venta se liga a un registro de cliente, con contacto, actividad histórica, lo que debe y sus tarjetas guardadas en un solo lugar.
- 1Ve a Accept Payments → Customers. El encabezado resume tus totales: clientes, cuántos han pagado, suscriptores activos, cuentas por cobrar pendientes y valor histórico.
- 2Busca por nombre o correo, alterna entre Active e Inactive, y Export CSV cuando quieras.
- 3Haz clic en un cliente para abrir su perfil completo: actividad, etiquetas, contactos, tareas, facturas y cotizaciones, pagos, suscripciones y tarjetas guardadas.
Agrega un cliente
- 1Haz clic en New Customer y escribe su nombre (obligatorio), correo, teléfono y dirección de facturación. Agrega una dirección de envío aparte si difiere.
- 2También puedes crear un cliente sobre la marcha: los formularios de factura, cotización y terminal virtual dejan guardar un cliente nuevo al vuelo.
- 3El formulario de cliente no captura tarjeta por sí solo. Para dejar una tarjeta en archivo, hazle una venta en la Virtual Terminal (siguiente sección).
Guarda una tarjeta en la bóveda
Hay tres formas de que una tarjeta entre a la bóveda: una venta en la Virtual Terminal con Save this card to vault marcado; agregarla en la página Saved Cards (sin cargo); o agregarla directo en el perfil del cliente bajo Cards on file.
Al guardar una tarjeta puedes almacenar un correo para recibos y un apodo (útil cuando un cliente tiene más de una). Cuando luego cobras una tarjeta guardada, el recibo va a ese correo y el nombre/correo se llenan solos en la Virtual Terminal.
Al guardarla, el número real se cambia por un token seguro y solo se conserva el token. El número completo nunca vive en tus sistemas, lo que te mantiene bien parado en PCI y significa que una brecha de tu cuenta no puede filtrar datos de tarjeta.
Pide una vez, cobra siempre: guarda la tarjeta en el primer pago del cliente, y las facturas futuras o el cobro recurrente son un toque. El perfil del cliente muestra y administra sus tarjetas y cuentas bancarias en archivo en un solo lugar.
Cobra una tarjeta en archivo
Con la tarjeta guardada, nunca vuelves a pedir el número. Abre el perfil del cliente, encuentra la tarjeta bajo Cards on file y haz clic en Charge para cobrar cualquier monto. La misma tarjeta impulsa el Charge now de facturas y el cobro recurrente, y un reembolso puede regresar a ella.
Accept Payments → Saved cards es la lista maestra de cada tarjeta en archivo de tu negocio. Cada una muestra marca y últimos cuatro (por ejemplo, Visa •••• 4242) con su vencimiento, un marcador Default y una insignia si una suscripción la usa. Desde ahí puedes cobrarla, marcarla predeterminada o archivarla.
Tarjetas por vencer – el panel de administración de tarjetas
Las tarjetas vencen, y cada tarjeta vencida en archivo es un cobro rechazado futuro. El panel Expiring cards arriba de Saved Cards muestra cada tarjeta vencida o por vencer en dos meses – con búsqueda por nombre del cliente, correo o últimos 4 – y cuántos planes recurrentes cobra cada una.
Por cada tarjeta puedes usar Send update link: el cliente recibe un correo con tu marca y una página segura donde captura su tarjeta de reemplazo. La nueva se tokeniza directo a la bóveda, la vieja se retira, y cada plan recurrente que la cobraba cambia automáticamente – la cobranza también se limpia, así el cobro se reanuda sin llamarte.
Activa Auto-email update links monthly y esto corre solo: a inicios de cada mes, cada cliente con tarjeta por vencer recibe el enlace seguro automáticamente, un correo por tarjeta por mes. Y cuando una tarjeta está vencida y rechazando, Suspend billing pausa cada plan que la cobra con un clic (reanúdalos desde Recurring cuando la tarjeta se corrija).
No hay magia de actualización de tarjetas del lado del procesador – este ciclo (detectarla, enviar el enlace seguro, tokenizar el reemplazo) es exactamente cómo se corrigen las tarjetas por vencer. Con el auto-correo mensual activo, no vuelves a pensarlo.
Mira quién debe qué
El directorio también es tu vista de cuentas por cobrar. El dato Outstanding A/R arriba suma todo lo que te deben tus clientes, con el conteo de cuántos deben.
La columna Owes de cada fila muestra el saldo y el número de facturas abiertas de ese cliente, con un chip de color que se intensifica mientras más vencido está (al corriente, y más cálido al pasar 30, 60 y 90 días). Ordena tus seguimientos por quién está más vencido en vez de adivinar.
Abre un cliente y usa Statement para generar un estado de cuenta compartible con todo lo que debe – útil para un empujón o una conciliación.
Un CRM ligero en cada cliente
El perfil del cliente es más que un registro de cobro; es un CRM simple, y funciona incluso antes de que los pagos con tarjeta estén en vivo.
- 1Etiquetas: clasifica clientes (VIP, mayoreo, net-30) y filtra tu trabajo alrededor de ellas.
- 2Contactos: agrega más personas además del contacto principal, como la persona de cuentas por pagar o un cónyuge.
- 3Tareas: crea un seguimiento con fecha límite para que nada se escape (devolver llamada, enviar cotización, dar seguimiento).
- 4Línea de tiempo: una historia corrida de la actividad del cliente, para que cualquiera del equipo retome donde el anterior se quedó.
