Agenda y reservas en línea

Clases

Las clases son sesiones grupales con un número fijo de lugares, como una clase de yoga, un taller o una cata. Creas la clase una vez con su nombre, descripción, instructor y capacidad, y luego programas sesiones en cualquier fecha. La repetición semanal programa varias semanas en un solo paso.

Usa una clase cuando más de un cliente reserva el mismo horario. Una cita individual va en Servicios. Antes de empezar, enciende la reserva en línea para que el calendario de Clases aparezca en tu página pública de reservas, y confirma que tu aceptación de tarjetas esté activa si vas a cobrar la clase, porque las reservas pagadas toman tarjetas y Pay with Vault en el momento de reservar.

Tu página pública de reservas gana un calendario de Clases. Los clientes ven cada sesión próxima, tocan una para leer la descripción completa y los lugares disponibles, y reservan como RSVP gratis, pago completo o depósito para apartar el lugar, según lo que configures en la clase. Cuando una sesión se llena, la reserva se detiene sola, así que el último lugar nunca se puede reservar dos veces. El mismo fragmento de dos líneas del widget de reservas incrusta el calendario en tu propio sitio web.

Así se ve terminado: la clase aparece en la tarjeta Clases de la página Agenda sin la etiqueta Inactiva, sus sesiones aparecen en el calendario público, y la lista de asistentes de cada sesión muestra quién reservó, quién pagó y quién está en lista de espera.

Si una clase no aparece en tu página de reservas, revisa que Activa (reservable) esté encendida, que exista al menos una sesión futura y que Deja que los clientes reserven en línea esté encendido en el panel de Reserva en línea. Si un cliente necesita un reembolso de una clase pagada, quítalo de la lista o cancela la sesión aquí y luego emite el reembolso desde Transacciones. Los reembolsos nunca se emiten desde la tarjeta Clases.

1. 1En la tarjeta Clases de la página Agenda, haz clic en Nueva clase. Escribe el nombre, una descripción que los clientes leerán en la ventana de reserva, el instructor y la capacidad.
2. 2Elige el modo de reserva: Gratis (RSVP), Pagar para reservar con el precio de la clase, o Depósito para reservar con el depósito que se cobra al reservar.
3. 3Elige un color de calendario, decide si el correo o el número de celular es obligatorio para reservar, deja Activa (reservable) encendida y haz clic en Guardar clase.
4. 4Abre Sesiones, fija la fecha y hora y los minutos, marca Repetir semanal si la clase se repite, y haz clic en Agregar.
5. 5Abre Lista de asistentes en cualquier sesión para ver reservas, lista de espera y permisos de marketing, quitar a alguien o cancelar la sesión.

El tablero de agenda

Aceptar Pagos → Agenda abre en la vista Día y ofrece cuatro formas de ver tu calendario. Cada cita, ya sea que la hayas reservado tú o un cliente en línea, es una tarjeta de trabajo en este tablero.

Usa el tablero todos los días para ver quién hace qué, reservar a mano y mover el trabajo. No hay nada que configurar antes. Agrega a tu equipo en Cuenta → Equipo si quieres una columna por persona, y agrega servicios para que al elegir uno se llenen la duración y el precio.

Una tarjeta de trabajo muestra la hora, el cliente y a quién está asignado. Las reservas en línea llevan la etiqueta ONLINE, los trabajos que ya se convirtieron en factura llevan la etiqueta Facturado, y reservar a alguien que ya está ocupado muestra un aviso de Doble reserva con el botón Agendar de todos modos, para que dupliques a propósito o elijas otra hora.

Así se ve terminado: el trabajo está en la columna de la persona correcta a la hora correcta, el cliente tiene el correo de confirmación si lo pediste, y el Estado del trabajo avanza por agendado, en camino, llegó y completado conforme pasa el día.

Si falta un trabajo, revisa el filtro de equipo arriba. Todo el equipo muestra todo, Sin asignar muestra solo trabajos sin persona, y un nombre oculta a los demás. Si un arrastre no se guarda, el horario quedó fuera de las horas de trabajo de la persona o el tiempo se ajustó a los 15 minutos más cercanos. Si el tablero se ve vacío, haz clic en Hoy para volver a la fecha actual.

1. 1Día: una cuadrícula hora por hora con una columna por miembro del equipo y una línea roja de ahora. Doble clic en un espacio vacío para reservarlo, arrastra un trabajo para moverlo o pasarlo a la columna de otra persona, y arrastra su borde inferior para cambiar la duración. Los horarios se ajustan a 15 minutos.
2. 2Semana: siete columnas de día. Arrastra una tarjeta a otro día para reprogramar.
3. 3Lista: una agenda buscable de trabajos próximos.
4. 4Despacho: un carril por persona de campo para el día, con una ficha de estado (en camino, llegó, completado) que actualizan desde la calle.

Los servicios que ofreces

Define tus servicios una vez y al elegir uno en la agenda se llenan la duración, el precio y el título. Los servicios viven dentro del panel de Reserva en línea en la página Agenda, bajo Servicios que los clientes pueden reservar.

Configura los servicios antes de abrir la reserva en línea, porque la página pública solo lista los servicios marcados como Reservable en línea, y un servicio sin minutos no se puede colocar en el calendario. Cada servicio fija una duración, márgenes de preparación y limpieza, un precio y un color, y puede sobrescribir tu regla de depósito solo para ese servicio.

Así se ve terminado: cada servicio que vendes está en la lista con minutos y precio, los que los clientes pueden reservar en línea tienen marcado Reservable en línea, y al elegir uno en el editor de trabajo el trabajo se llena solo.

Si un servicio no aparece en tu página de reservas, marca Reservable en línea y haz clic en Guardar configuración de reservas. Si las reservas se encajan una con otra, agrega un Margen después para bloquear tiempo de limpieza. Si un servicio debe tomar un depósito distinto al resto, fija Depósito para este servicio en lugar de cambiar tu regla general.

1. 1Abre el panel de Reserva en línea en la página Agenda y baja a Servicios que los clientes pueden reservar.
2. 2Haz clic en Agregar un servicio. Escribe el nombre del servicio, los minutos y el precio, y elige un color.
3. 3Agrega un margen antes o después si necesitas tiempo de preparación o limpieza, y marca Reservable en línea si los clientes pueden reservarlo solos.
4. 4Deja Depósito para este servicio en tu valor predeterminado, o elige ninguno, monto fijo, porcentaje o precio completo solo para este servicio.
5. 5Haz clic en Guardar configuración de reservas.

Deja que los clientes reserven en línea

La reserva en línea te da una página pública donde los clientes eligen un servicio, una persona y una hora de tu disponibilidad real, y la cita cae en tu tablero. Todo lo necesario vive en el panel de Reserva en línea de la página Agenda.

Configúralo una vez, antes de compartir el enlace. Necesitas al menos un servicio marcado Reservable en línea y al menos una persona marcada como reservable con horas de trabajo. Un depósito o el requisito de tarjeta necesita tu aceptación de tarjetas activa. Apaga el interruptor principal cuando quieras y la página muestra un aviso de pausa mientras tu agenda interna sigue funcionando.

Así se ve terminado: el interruptor Deja que los clientes reserven en línea está encendido, tu enlace de reservas abre una página con tus servicios y personas, una reserva de prueba cae en el tablero con la etiqueta ONLINE, y el cliente recibe el correo de confirmación.

Si no se ofrece una hora que esperas, revisa las horas de trabajo de la persona, Aviso mínimo, Reservar hasta, los horarios bloqueados y el tope Máximo de reservas en línea por día. Si el depósito de un cliente es rechazado, no se reserva nada y el espacio queda libre. Si el código incrustado no aparece en tu sitio, pega el fragmento completo de Copiar código en un bloque HTML y no en un bloque de texto.

1. 1Abre el panel de Reserva en línea en la página Agenda y enciende Deja que los clientes reserven en línea. Copia tu enlace de reservas para compartirlo, o copia el fragmento para incrustar la reserva en tu propio sitio web.
2. 2Fija tus días laborales, inicio y fin del día, aviso mínimo y hasta cuándo pueden reservar los clientes. Opcionalmente limita el número de reservas en línea por día y bloquea fechas u horarios específicos.
3. 3Bajo Quién puede ser reservado, marca a quién se puede reservar. Cada persona tiene sus propias horas y los servicios que realiza, y los clientes pueden elegir a una persona o Cualquiera disponible, en cuyo caso se asigna automáticamente a quien esté libre.
4. 4Fija un depósito para reservar: ninguno, monto fijo, porcentaje o precio completo, cobrado a la tarjeta del cliente al reservar. O exige una tarjeta guardada, que coloca una pequeña retención de verificación que se anula de inmediato.
5. 5Agrega una política de cancelación, una ventana mínima de cancelación y un cargo por no presentarse para que las expectativas queden claras desde el inicio, y haz clic en Guardar configuración de reservas.

Confirmaciones, recordatorios y la página Manage

En el momento en que un cliente reserva, recibe un correo de confirmación, y un recordatorio sale el día anterior por correo y por texto. Cada mensaje lleva el botón Administrar cita. Cuando reservas un trabajo a mano, marca Enviar correo al cliente cuando confirme, cancele o reprograme en el editor de trabajo y sale la misma confirmación.

La página Manage no necesita inicio de sesión. Desde ahí el cliente puede reprogramar contra tu disponibilidad real, cancelar con una confirmación de dos pasos, o agregar la cita a su propio calendario. El texto de tu política de cancelación y la ventana Bloquear cambios dentro de del panel de Reserva en línea aplican en esa página, así que un cliente dentro de la ventana bloqueada ve la política en lugar del botón de reprogramar.

Así se ve terminado: la bandeja del cliente tiene la confirmación, un texto llega el día anterior, y cualquier cambio que haga en la página Manage aparece en tu tablero de inmediato con la nueva hora o el estado cancelado.

Si un cliente dice que nunca recibió la confirmación, abre el trabajo y revisa el correo que tiene, luego guarda con la casilla de correo marcada para reenviar. Los textos de recordatorio necesitan un número de celular en el trabajo. Si un cliente no puede reprogramar desde la página Manage, la cita está dentro de tu ventana Bloquear cambios dentro de, así que haz el cambio por él desde el tablero.

Órdenes de trabajo y cobrar

Abre un trabajo para armar su orden de trabajo. Agrega líneas con precio como Mano de obra, Material tomado del inventario, o Cargo, con un margen de ganancia en vivo. Lleva una lista de tareas, adjunta fotos, corre un reloj de inicio y fin para la cuadrilla, y lee una tarjeta de rentabilidad que resta materiales y mano de obra a los ingresos.

Usa la orden de trabajo en cualquier trabajo donde la cuenta sea más que el precio fijo del servicio: reparaciones con refacciones, instalaciones con extras, o cualquier cosa donde el tiempo de la cuadrilla importe. Los materiales vienen de tu catálogo de Productos y servicios, así que agrega primero ahí las partes que usas y su costo y precio se llenan solos.

Cuando el trabajo termina, Convertir en factura lo vuelve un borrador de factura con las líneas incluidas, y el flujo normal de facturas, con enlace de pago, recordatorios y pagos parciales, sigue desde ahí. Un trabajo que ya fue facturado muestra la etiqueta Facturado y Ver factura en su lugar.

Así se ve terminado: las líneas suman lo que vas a cobrar, la tarjeta de rentabilidad muestra un margen con el que estás conforme, y el cliente tiene la factura con esas mismas líneas.

Si un material no está en el selector, agrégalo en Productos y servicios e inténtalo de nuevo. Si la ganancia se ve baja, revisa la Tarifa de mano de obra en la tarjeta de rentabilidad y el costo unitario de cada línea de material. Si Convertir en factura está deshabilitado, el trabajo ya tiene factura, así que usa Ver factura para abrirla.

1. 1Abre el trabajo y baja a Líneas. Haz clic en Mano de obra, Material o Cargo para agregar una línea, o en + Material del inventario para tomar un artículo de tu catálogo con su precio ya lleno.
2. 2Fija Cantidad y Precio unitario en cada línea y haz clic en Guardar líneas.
3. 3Agrega tareas en Lista de tareas, fotos en Fotos, y usa Iniciar cronómetro y Detener cronómetro mientras la cuadrilla trabaja.
4. 4Lee la tarjeta de Rentabilidad y luego haz clic en Convertir en factura cuando el trabajo esté listo.

Auto-factura y calendario suscribible

Enciende Auto-facturar trabajos completados en el panel de Reserva en línea y los trabajos terminados se vuelven borradores de factura por sí solos, sin convertir a mano. La factura se crea en el momento en que el Estado del trabajo cambia a completado, ya sea que lo cambies en el tablero o que la persona de campo lo marque desde su teléfono.

Copia el calendario privado bajo Suscribir en Google / Apple Calendar y suscríbelo en tu aplicación de calendario para que toda tu agenda se vea en tu teléfono y esté siempre al día. Cada persona reservable también tiene un enlace Calendario suscribible (solo esta persona) en el editor de personal que muestra solo sus citas.

Así se ve terminado: completar un trabajo muestra la etiqueta Facturado en la tarjeta en un momento, y las nuevas reservas aparecen en el calendario de tu teléfono sin abrir Merchant360.

Si un trabajo completado no creó factura, revisa que Auto-facturar trabajos completados esté encendido y guardado, y que el trabajo no tuviera ya una factura. Si tu aplicación de calendario no muestra nada, dale tiempo, porque las aplicaciones refrescan los calendarios suscritos según su propio horario, a menudo cada pocas horas. Si un enlace de calendario se compartió con alguien que ya no debe verlo, quita la suscripción de su calendario, porque el enlace es privado y no caduca.

1. 1Abre el panel de Reserva en línea, marca Auto-facturar trabajos completados y haz clic en Guardar configuración de reservas.
2. 2Bajo Suscribir en Google / Apple Calendar haz clic en Copiar enlace, luego en Google Calendar elige Agregar otros calendarios → Desde URL, o en Apple Calendar elige Archivo → Nueva suscripción a calendario, y pega el enlace.
3. 3Para el calendario de una sola persona, ábrela en el editor de personal y haz clic en Copiar enlace bajo Calendario suscribible (solo esta persona).

Visitas recurrentes

Configura un plan recurrente y la siguiente visita se genera automáticamente con la frecuencia que elijas: semanal, cada dos semanas, mensual, trimestral, cada seis meses o anual. Está hecho para jardinería, servicio de albercas, cambios de filtro y todo lo que se repite. Los planes viven en la tarjeta Planes recurrentes de la página Agenda.

Usa un plan en lugar de reservar cada visita a mano cuando el mismo cliente recibe el mismo servicio con un calendario fijo. Agrega primero al cliente y el tipo de servicio para que el plan pueda llenar el precio y los minutos.

Así se ve terminado: el plan aparece en la tarjeta Planes recurrentes con su frecuencia, la primera visita está en el tablero, y cada visita posterior aparece sola cuando llega la fecha. Cada visita generada es un trabajo normal, así que se puede asignar, facturar y mover como cualquier otro.

Si una visita no apareció, abre el plan y revisa que no esté Pausado y que la fecha de la primera visita ya haya pasado. Si el cliente deja el servicio, haz clic en Pausar para conservar el plan sin generar visitas, o Eliminar para quitarlo. Las visitas que ya están en el tablero se quedan donde están.

1. 1En la tarjeta Planes recurrentes, haz clic en Nuevo plan.
2. 2Dale un título al plan, elige el cliente, el tipo de servicio, el precio y los minutos.
3. 3Fija la fecha y hora de la primera visita, elige la frecuencia y, si quieres, asigna a un miembro del equipo o persona de campo.
4. 4Guarda. Pausa o Reanuda el plan cuando quieras desde su fila.

Personal de campo y despacho

Si mandas gente a campo, como choferes, técnicos, instaladores, limpiadores, mudanzas o inspectores, puedes despachar los trabajos del día a cada uno y reciben una página sencilla de mi día en su teléfono, sin inicio de sesión. No hay aplicación que instalar ni contraseña. Sus actualizaciones fluyen directo a tu tablero de agenda en tiempo real.

Es un enlace de dos vías. Tú asignas las paradas; ellos ven la ruta, marcan cada una como en camino, llegó, listo o no se presentó, palomean las tareas del trabajo, y agregan una nota o una foto. Todo lo que hacen aparece en tu tablero en el momento en que lo tocan, así que la oficina siempre sabe cómo va el día.

Usa la tarjeta Personal de campo de la página Agenda para cualquier persona que trabaja desde un teléfono y nunca necesita entrar a Merchant360. Las personas que inician sesión y reciben reservas van en el editor de personal bajo Quién puede ser reservado. Se necesita un número de celular para el botón Texto y para el texto automático de asignación.

Así se ve terminado: cada persona de campo está en la tarjeta Personal de campo con rol y celular, su enlace del día abre en su teléfono con las paradas de hoy, y los cambios de estado que hacen aparecen en la vista Despacho al momento.

Si un chofer dice que el enlace no funciona, probablemente se rotó con Restablecer enlace, así que manda el nuevo con Texto o Enlace. Si no ve paradas, no tiene nada asignado para hoy, así que abre el trabajo y fija Asignar a. Si se pierde un teléfono, haz clic en Restablecer enlace de inmediato; el enlace anterior deja de funcionar al instante.

1. 1Agrega a tu gente: en la tarjeta Personal de campo de la página Agenda haz clic en Agregar persona y escribe nombre, rol (Chofer, Técnico, Instalador, Limpiador, Mudanza, Inspector o Trabajador), celular y, si quieres, correo, vehículo, color y una nota interna. Cada uno recibe su propio enlace privado del día.
2. 2Asigna el trabajo: abre un trabajo en el tablero y elige a quién va bajo Asignar a. El trabajo aparece de inmediato en el día de esa persona. Con Enviar texto a este chofer cuando se asigne un trabajo encendido, también recibe un texto con la hora, la dirección y su enlace de ruta.
3. 3Mándales su día: desde la tarjeta Personal de campo, toca Texto para enviarles su enlace personal, o Enlace para copiarlo. Abre su agenda del día en su teléfono sin inicio de sesión. El mismo enlace siempre muestra las paradas de hoy.
4. 4Ellos trabajan el día: cada parada muestra la hora, el nombre del cliente, un teléfono para llamar con un toque, una dirección para navegar con un toque, la lista de tareas y las notas. Tocan para actualizar el estado y palomear tareas conforme avanzan.
5. 5Tú mantienes el control: filtra el tablero por un chofer para ver solo su ruta, usa Restablecer enlace si se pierde un teléfono o alguien se va, y quita a quien ya no despaches.

Solicitudes de trabajo: un formulario público y tu bandeja Requests

No todo trabajo empieza con un precio. El formulario de solicitud da a los clientes un enlace donde describen lo que necesitan, y cada envío llega a tu bandeja Requests, listo para convertirse en un presupuesto. Sirve para oficios, reparaciones, limpieza, banquetes y cualquier negocio que cotiza antes de facturar.

Configúralo en Accept Payments → Requests. En la tarjeta Public request form, marca Accept submissions, escribe el Intro shown on the form (qué haces, tu zona de servicio), indica las direcciones en Notify these emails on a new request y haz clic en Save. El primer guardado crea Your request link, que puedes copiar con Copy y poner en tu sitio web, en la firma de tu correo o en un código QR. Embed on your website te da un fragmento corto para pegar donde quieras que aparezca el formulario en tu propio sitio.

El cliente escribe su nombre, un correo o un teléfono (uno de los dos es obligatorio para que puedas contactarlo), el servicio si configuraste servicios, qué necesita, qué tan urgente es, detalles, hasta 4 fotos, la dirección del servicio, fecha y horario preferidos, un presupuesto y cómo supo de ti. Ve Request sent, y si dio un correo recibe una confirmación de tu negocio.

Recibes un correo en las direcciones de aviso y en tus destinatarios de notificación en cuanto llega una solicitud. En la bandeja cada solicitud es una tarjeta con el cliente, una etiqueta de urgencia cuando es Soon, Urgent o Emergency, la fecha preferida, el presupuesto, la dirección y miniaturas de las fotos. Usa el menú de estado para moverla de New a Reviewed, Quoted o Closed, guarda Internal notes que solo ve tu equipo, y usa Archive cuando ya no deba estar en la lista.

Convert to estimate crea un presupuesto en borrador con los datos de contacto y la dirección del cliente, los detalles de la solicitud como notas, y una línea que describe el trabajo en $0.00. El presupuesto se abre para que le pongas precio, y la solicitud pasa a Quoted; desde entonces el botón dice Open estimate. De ahí en adelante es un presupuesto normal: envíalo, cobra un depósito al aceptarse y conviértelo en factura.

Si los clientes ven un mensaje de que el formulario no acepta envíos, Accept submissions está desmarcado. El formulario está en inglés.

1. 1Abre Accept Payments → Requests.
2. 2Marca Accept submissions, llena la introducción y los correos de aviso, y haz clic en Save.
3. 3Copia Your request link y compártelo, o pega el código de inserción en tu sitio web.
4. 4Cuando llegue una solicitud, ábrela, define el estado y agrega notas internas.
5. 5Haz clic en Convert to estimate, pon precio a la línea y envía el presupuesto.

Rentas en tu agenda

Si rentas unidades con Reservaciones, una franja de Rentas aparece sobre el tablero para la semana que estás viendo: una fila por unidad, con los días reservados y bloqueados marcados. Sirve para ver la preparación de una cabaña o la entrega de un equipo junto a las citas del día. Las rentas nunca ocupan un turno del personal ni bloquean una cita, y la franja solo aparece cuando ya tienes unidades de renta.