Pagos a proveedores y contratistas
Paga a quien le debes, guarda sus W-9 y arma los 1099-NEC.
¿Qué son los pagos a proveedores?
Vendor payments es el lado del dinero que sale en Merchant360: un lugar para registrar a los proveedores y contratistas que pagas, guardar el W-9 de cada uno y que los totales del año caigan directo en un 1099-NEC en temporada de impuestos. Es el espejo de la facturación, donde cobras.
Está en Accept Payments → Vendor Payments. El encabezado muestra tres números de un vistazo: cuántos beneficiarios tienes, cuánto les has pagado este año y cuántos están en o sobre el umbral de $600 del IRS que dispara un 1099-NEC.
Esto es contabilidad e higiene fiscal, no una función de tarjetas. Registrar un pago aquí no mueve dinero por sí solo (mira "Paga a un proveedor por banco" abajo para la opción ACH) – lleva un registro honesto y deja tus 1099 correctos.
Agrega un beneficiario
Un beneficiario es cualquiera a quien pagas que podría necesitar un 1099-NEC: un freelancer, un contratista, un arrendador, un proveedor de servicios. Agrégalo una vez y cada pago que registres se acumula bajo él.
- 1Haz clic en Add payee. Elige Business o Individual – esto decide cómo se trata su nombre en el W-9 y el 1099.
- 2Escribe su nombre y, cuando lo tengas, dirección, correo y teléfono. La dirección es la que se imprime en su 1099-NEC, así que vale tenerla bien.
- 3Escribe su ID fiscal (SSN o EIN) de su W-9. Se cifra al guardar; solo los últimos cuatro dígitos se te muestran de vuelta.
- 4Deja "Include in 1099-NEC totals" activo para quien sea reportable. Apágalo para un beneficiario que nunca lo necesita (por ejemplo, una corporación por la que no debes reportar).
¿Aún no tienes su ID fiscal? Agrégalo de todos modos y recoge el W-9 después – puedes llenar el TIN cuando llegue.
Registra un pago
Registrar un pago le dice a Merchant360 que pagaste a un proveedor – sea por cheque, efectivo, bill-pay o un ACH desde tu banco. Hace dos cosas: registra el monto como gasto del negocio para que tu estado de resultados quede honesto, y suma al total reportable del año de ese beneficiario.
- 1En la fila del beneficiario, haz clic en Record. Escribe el monto, la fecha y un memo opcional (para qué fue).
- 2Déjalo marcado reportable si cuenta para su 1099-NEC. Guarda.
- 3El monto se registra de inmediato como gasto de Contractor en tu contabilidad y actualiza el Paid this year de la fila.
Los pagos registrados fluyen a tu estado de resultados en My Money → Bookkeeping, así tu panorama de gastos y tus totales 1099 siempre coinciden.
Recoge y guarda un W-9
Necesitas un W-9 en archivo de cualquiera a quien enviarás un 1099-NEC. Merchant360 genera uno para enviar y guarda la copia firmada, cifrada, así no persigues papeles en enero.
- 1En la fila del beneficiario, haz clic en W-9. Puedes descargar un W-9 prellenado para enviar al proveedor – su nombre y dirección ya van llenos, así solo confirma, firma y lo regresa.
- 2Cuando vuelva firmado, usa Record W-9 para archivarlo: escribe los datos y el nombre con el que se firmó. Merchant360 genera el PDF ejecutado y lo guarda cifrado contra ese beneficiario.
- 3Con el W-9 en archivo, la fila muestra un enlace W-9 para descargar la copia guardada cuando quieras.
Recoger el W-9 desde el inicio – antes de pagar por primera vez – es la forma más fácil de garantizar una temporada 1099 limpia.
Verifica el TIN de un beneficiario (IRS TIN Match)
Antes de presentar un 1099, vale confirmar que el nombre legal y el ID fiscal del beneficiario realmente coinciden con los registros del IRS. Un par nombre-número equivocado es la razón más común de que un 1099 rebote y dispare un B-notice del IRS. TIN Match verifica el par contra el servicio TIN Matching del IRS por ti.
- 1En la fila del beneficiario, haz clic en Verify. Merchant360 envía el nombre y el ID fiscal en archivo al IRS y muestra el resultado en la fila.
- 2Un MATCH verde significa que nombre y TIN coinciden con el IRS. Un MISMATCH significa que no – revisa ortografía y número contra su W-9, corrige y verifica de nuevo.
- 3El resultado queda sellado con la fecha de verificación, así tienes constancia de tu debida diligencia.
¿Construyes sobre Merchant360? La misma verificación existe como llamada de API para ISVs (POST /tin-match en la referencia del API). Como el matching corre a nombre de los pagos que realiza EPI, ese alcance lo otorga EPI y no es parte del sandbox de autoservicio – pide a tu representante de EPI activarlo.
Resumen 1099-NEC en temporada de impuestos
Cuando un beneficiario cruza $600 en pagos reportables del año, aparece en el panel 1099-NEC al pie de la página, listo para presentar. Merchant360 suma cada pago reportable que registraste, así no hay nada que sumar a mano.
- 1Elige el año fiscal del menú para ver quién es reportable ese año y sus totales.
- 2Por cada beneficiario, haz clic en Download 1099-NEC para la copia del receptor – la que envías a tu contratista – con tu negocio como pagador y sus datos llenos.
- 3Envía a cada contratista su copia antes del plazo del IRS (típicamente el 31 de enero).
La presentación electrónica de las copias al IRS (e-file) viene en camino. Por ahora, la descarga te da las copias imprimibles del receptor para enviar a tus contratistas.
Paga a un proveedor por banco (ACH)
Registrar un pago (arriba) anota dinero que ya enviaste. Aparte, Merchant360 también puede enviar el pago por ti como crédito bancario (ACH), tomando los fondos de tu cuenta y depositándolos en la del proveedor – sin cortar cheque ni salir de la app.
Es una función controlada: enviar pagos ACH reales se activa por cuenta cuando la certificación de cumplimiento está en su lugar. Mientras tanto, usa Record a payment para mantener tus libros y 1099 exactos con los pagos que envías por cheque, efectivo o el bill-pay de tu banco.
¿Quieres pagos ACH activos en tu cuenta? Pregunta a tu representante. Los datos bancarios del beneficiario se capturan (y cifran) igual que en el resto de Merchant360.