Reservaciones y rentas

Qué es una reservación

Una reservación es una factura con tres pasos de dinero. El cliente paga un depósito al reservar, el saldo restante se cobra a la misma tarjeta en una fecha que tú fijas, y una retención de seguridad aparte se coloca en la tarjeta poco antes de la fecha de inicio y se libera después de la fecha de fin, a menos que cobres contra ella. Úsala para rentas de cualquier tipo: habitaciones y unidades, autos, lanchas, motos de nieve, equipo, espacios para eventos.

Unidades de renta: tu tarifa y tu disponibilidad

Una unidad de renta es lo que rentas: una cabaña, una lancha, un minicargador, un juego de kayaks. Configúrala una vez en Reservaciones → Unidades de renta y desde entonces pasan dos cosas. La reservación calcula su propio precio, porque la unidad lleva tu tarifa y el formulario cuenta las noches, días u horas a partir de las fechas. Y la unidad no puede reservarse dos veces para las mismas fechas, porque cada reservación nueva se revisa contra las que ya tiene.

En el formulario de Nueva reservación, elige primero la unidad y después las fechas. El artículo reservado, la retención de seguridad y las líneas de cargo se llenan desde la unidad, y una línea bajo las fechas te dice si está libre. Si ya está reservada o bloqueaste esas fechas, el formulario indica qué reservación estorba y el botón Crear queda apagado. Aún puedes editar las líneas de cargo para una reserva con otro precio; en cuanto edites una, el formulario deja de reescribirlas.

Una reservación ocupa la unidad desde su inicio hasta su fin más las horas de preparación de la unidad, así una cabaña con 4 horas de preparación que sale a las 11 AM no puede volver a recibir antes de las 3 PM. Una reservación que todavía espera su depósito también ocupa las fechas, porque tu cliente ya tiene el enlace. Cancélala o elimínala para liberarlas.

La página de Reservaciones muestra la Disponibilidad de los próximos 28 días, una fila por unidad: días libres, reservados y bloqueados, con la reservación a un clic. Si usas Agenda, las mismas rentas aparecen como una franja de Rentas sobre tu tablero de citas para la semana que estás viendo. Las rentas no ocupan un turno del personal y nunca bloquean una cita.

Tarifas de fin de semana y por temporada

Una sola tarifa rara vez lo cubre todo. Una unidad de renta puede tener una tarifa de fin de semana y las tarifas por temporada que quieras, y la reservación se calcula noche por noche (o día por día) con ellas. Una estancia de jueves a lunes a $289 la noche con tarifa de fin de semana de $349 queda como una noche entre semana, dos noches de fin de semana y otra noche entre semana, cada una en su propia línea para que tu cliente vea cómo se formó el total.

La tarifa de fin de semana aplica a los días que marques como tu fin de semana. En una unidad que se cobra por noche, marca las noches que cuestan más: las noches de viernes y sábado son el fin de semana usual en hospedaje, porque son las noches que duerme ahí quien llega el fin de semana. En una unidad que se cobra por día, marca los días.

Una tarifa por temporada es un rango de fechas con su propio precio: la semana del 4 de julio, el verano, la temporada baja. Dentro de una temporada su tarifa reemplaza la tarifa diaria. Si le pones su propia tarifa de fin de semana, esa reemplaza tu tarifa de fin de semana dentro de la temporada; si la dejas en blanco, la tarifa de la temporada cubre también los fines de semana. Cuando dos temporadas se cruzan gana la más corta, así una semana festiva dentro del verano se cobra como la semana festiva. Una temporada también puede exigir una estancia mínima más larga que la normal de la unidad, por ejemplo cinco noches en un festivo.

Las unidades que se cobran por hora toman la tarifa del día en que empieza la reserva. Las tarifas nunca cambian una reservación ya hecha: la reservación conserva el precio con el que se reservó.

La disponibilidad de un vistazo

La tarjeta de Disponibilidad en la página de Reservaciones cubre los próximos 28 días, una fila por unidad. Un día sólido está reservado por completo, un día más claro con un número indica cuántas unidades de esa fila están rentadas, un día rayado está bloqueado y todo lo demás está libre. Haz clic en un día reservado para abrir su reservación.

Un día cuenta como reservado cuando cualquier parte de él está cubierta, así que el día de entrada y el de salida aparecen llenos. Las horas de preparación no se dibujan en el cuadro, pero sí se aplican al hacer la siguiente reserva.

Crear una reservación

Reservations tiene su propia fila en el menú Tools (Accept Payments → Reservations) y en el grupo Invoicing, una tarjeta en el hub de Billing Tools, y un botón Reservations arriba de las páginas Invoices y Estimates. Haz clic en New reservation. Escribe el cliente, qué se reserva y las horas de inicio y fin, las líneas de cobro y los tres ajustes de dinero: el depósito (un porcentaje, un monto fijo o el monto completo), cuántos días antes del inicio se cobra el saldo, y el monto de la retención de seguridad con sus días de colocación y liberación. El panel de la derecha muestra exactamente qué hará la reservación y en qué fechas.

Lo que ve tu cliente

El cliente recibe un correo con un enlace. En esa página ve el depósito que vence hoy, el monto y la fecha del saldo, el monto y la ventana de la retención, y tu contrato de renta, y debe marcar la casilla para aceptar antes de que se cobre el depósito. Su tarjeta queda entonces en archivo para esta reservación. Si la tarjeta del cliente ya está en archivo, elígela en el formulario y el depósito se cobra de inmediato sin el paso del correo.

El saldo y la retención corren solos

Desde ahí la reservación corre sola. Tres días antes de la fecha del saldo el cliente recibe un recordatorio; en la fecha se cobra el saldo y ambos reciben un recibo. Si la tarjeta es rechazada, el cliente recibe un enlace de pago y el cobro se reintenta en un calendario corto; se te avisa cuando se rinde. La retención de seguridad se coloca en su fecha y se renueva automáticamente un día antes de que cierre la ventana del emisor de la tarjeta (30 días para hospedaje y renta de vehículos, 7 días para la mayoría de los demás giros), así nunca caduca durante una estancia larga. Después de la fecha de fin se libera y se le avisa al cliente.

Mover una reservación a otras fechas

Los planes cambian. Abre la reservación y haz clic en Cambiar fechas para darle un nuevo inicio y fin, y si quieres otra unidad de renta. Las fechas nuevas se revisan contra la unidad igual que una reserva nueva, así no puedes mover una reservación encima de otra ni a fechas que bloqueaste. Las fechas propias de la reservación no cuentan en su contra, así que recorrer una estancia uno o dos días funciona aunque se cruce con sus fechas anteriores.

Mover nunca cambia el dinero. El total, el depósito ya pagado y el saldo quedan como estaban, porque ese es el precio que aceptó tu cliente. Lo que se mueve es el calendario: la fecha del saldo y las fechas de colocación y liberación de la retención de seguridad se recalculan desde las fechas nuevas, con los mismos días antes y después. Una retención que ya está en la tarjeta sigue corriendo y solo se mueve su fecha de liberación.

Si las fechas nuevas costarían más o menos con las tarifas de hoy, la página te dice la diferencia después de mover, para que decidas qué hacer. Para cobrar realmente otro precio, cancela la reservación y reserva de nuevo. Una reservación completada, cancelada o con un cobro ya hecho contra su retención no se puede mover.

Cuando la reservación tiene un correo en archivo, al cliente se le envían las fechas nuevas, las anteriores y los cobros con sus fechas nuevas. Desmarca la casilla en el panel para moverla sin avisar. Cada movimiento queda en la Actividad de la reservación con las fechas anteriores y las nuevas.

Permite que los clientes cambien sus fechas

Con el Cambio de fechas por el cliente activado, cada correo de confirmación lleva un botón Manage your reservation. Abre la página del cliente para esa reservación: qué reservó, cuándo, el calendario de pagos, un botón para pagar el depósito si sigue pendiente, Change your dates, y tu política de cancelación con el botón Cancel this reservation cuando tu política permite cancelar en línea. Actívalo en Reservaciones → Ajustes de reservaciones → Cambio de fechas por el cliente. Está apagado hasta que lo enciendas.

El cliente elige una sola cosa: una nueva fecha de inicio. La unidad, la cantidad, la duración de la estancia y las horas de entrada y salida quedan exactamente como se reservaron, así mover tres noches a la semana siguiente toma dos clics y convertir tres noches en cinco sigue siendo una llamada contigo. Los días en que la unidad está ocupada aparecen tachados, y el movimiento se revisa contra la unidad igual que los tuyos, así un cliente nunca puede moverse encima de otra reserva ni a fechas que bloqueaste.

El precio nunca cambia al mover, así que la página te protege de que una reserva barata se deslice a fechas caras. Una fecha solo se ofrece si la estancia costaría lo mismo o menos ahí, con las tarifas de hoy, que en las fechas reservadas. Mover una estancia entre semana a una semana festiva, o a noches de fin de semana cuando cobras tarifa de fin de semana, se rechaza con una nota para contactarte. Moverse a fechas más baratas se permite y el precio queda como se reservó.

Tú fijas dos límites. Los cambios se cierran cierto número de horas antes del inicio (72 si no lo cambias), y una reservación puede moverse en línea un número fijo de veces (2 si no lo cambias). Una reservación completada, cancelada o con un cobro hecho contra su retención no se puede mover en línea. Cuando un cliente mueve, la fecha del saldo y las fechas de la retención se mueven con la estancia, recibe el correo de fechas nuevas, tú recibes un correo con quién movió y de cuándo a cuándo, y el movimiento queda en la Actividad de la reservación.

Cambiar la duración de una estancia

Mover una reservación conserva su precio. Cuando cambia la duración, el precio también debe cambiar. Abre la reservación, haz clic en Cambiar fechas, pon el nuevo inicio y fin, y marca Recalcular el precio de esta estancia para las fechas nuevas. Antes de que pase nada ves las nuevas líneas de cargo, el total actual, el nuevo total y lo que eso significa para el dinero.

La factura de la reservación se recalcula en su lugar con las tarifas de hoy, aplicando tus tarifas de fin de semana y por temporada noche por noche y la misma tasa de impuesto que ya tiene la factura. Las líneas que agregaste tú, como leña o una salida tardía, se conservan tal como se facturaron. El cliente nunca recibe una segunda factura y el depósito que pagó se queda en ella.

Una estancia más larga suma la diferencia al saldo, que se cobra en la fecha del saldo. Si esa fecha ya pasó, la tarjeta guardada se cobra de inmediato; si es rechazada, el cliente recibe un enlace para pagar y corren los reintentos de siempre. Una estancia más corta primero reduce lo que aún se debe, y lo que el cliente haya pagado de más sobre el nuevo total se reembolsa a su tarjeta.

Algunas reservaciones no se pueden recalcular automáticamente: una a la que le pusiste precio a mano y no con la tarifa de una unidad de renta, una con descuento, o una con artículos del catálogo. Para esas, cancela y reserva las fechas nuevas. También puedes dejar que los clientes cambien la duración ellos mismos, en Cambio de fechas por el cliente. Ven el precio nuevo antes de confirmar. Una estancia más larga simplemente se suma a su saldo. Una más corta solo se ofrece en línea mientras tu política de cancelación todavía reembolsa el total; después es una llamada contigo, así acortar nunca sirve para darle la vuelta a tu política.

Política de cancelación y reembolsos

Tú decides cuánto cuesta una cancelación. En Reservaciones → Ajustes de reservaciones → Política de cancelación, elige una de dos opciones. Sin cancelación en línea significa que los clientes te contactan para cancelar y tú decides el reembolso al cancelar la reservación. Los clientes pueden cancelar en línea significa que pueden cancelar desde su propia página de reservación, y el reembolso depende de con cuánta anticipación cancelan.

Para la cancelación en línea escribes las reglas por niveles: cancela con estos días o más antes del inicio y recibe este porcentaje de lo pagado. Dos niveles de 14 días al 100% y 7 días al 50% se leen así para tu cliente: 14 días o más antes del inicio, reembolso total; de 7 a 13 días, 50%; menos de 7 días, sin reembolso. Un día parcial no cuenta, así que 13 días y 23 horas son 13 días. Para una reserva no reembolsable, permite la cancelación en línea sin ningún nivel arriba de 0%. El cuadro bajo los niveles muestra las frases exactas que leerán tus clientes.

Los clientes ven la política tres veces: en tu página de reserva en línea antes de reservar, en la página del depósito arriba de la casilla con la que aceptan tu contrato, y en su página de reservación. Cada reservación conserva la política con la que se reservó. Si cambias la política en marzo, un cliente que reservó en febrero sigue sujeto a, y protegido por, la política de febrero.

El reembolso es un porcentaje de lo que el cliente ha pagado hasta ese momento, el depósito más el saldo si ya se cobró. Regresa a la tarjeta automáticamente, empezando por el cobro más reciente, y el cliente recibe un correo con el monto. La retención de seguridad se libera primero. Cuando cancelas tú una reservación, el panel de Cancelar muestra lo que la política reembolsa en ese momento y llena ese monto; puedes cambiarlo para reembolsar más, menos o nada.

A veces un reembolso no se puede enviar automáticamente: supera tu límite de verificación de reembolsos, que requiere un código que solo tú puedes escribir, o el pago es demasiado antiguo para reembolsarlo sin la tarjeta. La reservación se cancela de todos modos y las fechas se abren. El monto aparece en rojo en la reservación como adeudado al cliente, queda en la Actividad y recibes un correo. Envíalo desde Transacciones y listo.

Reactivar una reservación cancelada

Una reservación cancelada no desaparece. Si el cliente llama para decir que todavía la quiere, o quiere pagar después de que una reserva en línea venció, abre la reservación y haz clic en Reinstate reservation (Reactivar reservación). Regresa con el mismo número, fechas, precio y factura, así que no hay que volver a capturar nada.

Primero se revisan las fechas otra vez. Si alguien más las reservó después de la cancelación, la reservación sigue cancelada y se te indica que las fechas ya no están libres; para otras fechas, crea una reservación nueva. Una reservación no se puede reactivar cuando sus fechas ya empezaron, o cuando se reembolsó dinero por la cancelación. En ese caso crea una reservación nueva, para que el registro de lo que pagó el cliente siga siendo exacto.

La factura que se anuló junto con la reservación se restaura, y el cliente paga el depósito en la misma página de factura de antes. Marca Email the customer that it is reinstated y recibirá un mensaje con el botón Pay the deposit. Un saldo que todavía estaba por cobrarse y una retención de seguridad que todavía estaba por colocarse se vuelven a programar.

Una reserva en línea con el depósito sin pagar recibe un nuevo periodo de apartado, a partir del momento en que la reactivas, con el mismo aviso y la misma cancelación automática si no se paga. Una reservación que tú creaste no vence sola.

1. 1Abre la reservación cancelada.
2. 2Haz clic en Reinstate reservation y lee lo que hará.
3. 3Deja marcada la casilla del correo para enviar al cliente el enlace de pago.
4. 4Haz clic otra vez en Reinstate reservation para confirmar.

Cobrar contra la retención

Para cobrar por daños, limpieza excesiva, propiedad faltante, huéspedes o eventos no autorizados, u otro cargo que el contrato permita, abre la reservación y haz clic en Charge against the hold. Escribe el monto (hasta la retención), elige la razón, describe qué pasó y adjunta fotos o recibos. El monto se captura de la retención, el resto de la retención se libera, y el cliente recibe un recibo con la razón y la lista de la documentación en archivo. Una retención se puede cobrar una vez.

La página de la reservación y el reporte de retenciones

Todo está en la página de la reservación: las tres partes y su estado, la tarjeta en archivo y el contrato que el cliente aceptó con su fecha y hora, cada autorización colocada para la retención (cuándo se colocó, cuándo se renueva, cuándo termina la ventana del emisor), los reclamos con su evidencia, y una línea de tiempo de cada paso. La lista Reservations también tiene un reporte Security holds de todas las reservaciones. Cobra el saldo ahora, coloca o libera la retención ahora, condona el saldo o cancela desde la misma página. Cancelar libera cualquier retención viva y condona el saldo; reembolsa el depósito desde la factura si tu contrato lo indica.

Reserva en línea: que tus clientes reserven desde tu sitio web

La reserva en línea te da una página pública donde el cliente elige una de tus unidades de renta, elige fechas en un calendario que ya tacha los días ocupados, ve el precio formado con tus tarifas de fin de semana y por temporada, y continúa a pagar el depósito. Actívala en Reservaciones → Ajustes de reservaciones → Reserva en línea. Recibes un enlace para compartir y un fragmento para insertar la página en tu propio sitio web.

El precio y el calendario de pagos del cliente salen de tus ajustes: el depósito, la fecha del saldo y la retención de seguridad usan tus valores de Ajustes de reservaciones, y el monto de retención de la unidad cuando lo tiene. El impuesto sobre ventas se agrega cuando escriben su código postal. Al continuar se crea la reservación y llegan a la misma página de depósito que abren tus enlaces por correo, donde leen tu contrato de renta, marcan la casilla y pagan. La reserva aparece en Reservaciones marcada como Reservada en línea, y recibes un correo.

Una reserva en línea aparta sus fechas solo mientras el cliente paga. Si el depósito no se paga en el tiempo que fijaste (60 minutos si no lo cambias), la reserva se cancela sola, su enlace de pago deja de funcionar y las fechas vuelven a abrirse. Esto evita que una reserva abandonada, o un bot, bloquee tu calendario. Una reservación que creas tú es distinta: aparta sus fechas hasta que la canceles.

El cliente está informado mientras corre el tiempo. Cuando queda una cuarta parte del tiempo (a los 45 minutos de un apartado de 60, a las 3 horas de uno de 4 horas, a los 3 días de uno de 4 días) recibe un correo que indica que la reservación se cancelará si sigue sin pagarse, con un botón para pagar el depósito. Si el tiempo se acaba, recibe un correo que indica que la reservación no se confirmó y que las fechas se liberaron, con un botón Book again y una nota de que tú puedes reactivarla. En la página de la reservación ves la misma fecha límite: Booked online. The dates are held until, con fecha y hora.

Las fechas de la página se leen en tu zona horaria, y las unidades por noche usan las horas de entrada y salida de la unidad. Desmarca Mostrar en mi página de reserva en línea en una unidad para dejarla solo para reservas que capturas tú. La página nunca muestra quién tiene una unidad, solo que los días están ocupados.

Ajustes de reservaciones y tu contrato

Los valores predeterminados y el texto del contrato viven en Reservaciones → Ajustes de reservaciones. Ahí fija la anulación de la ventana del emisor si tu negocio califica para la ventana de 30 días bajo un giro distinto de hospedaje o renta de vehículos.