Facturas

Crea y envía una factura

1. 1Ve a Accept Payments → Invoices y haz clic en New invoice.
2. 2En Bill To, elige un cliente existente del menú, o escribe un nombre y correo nuevos. Activa Save as new customer para guardarlo en tu directorio.
3. 3Agrega partidas: descripción, cantidad y precio unitario de cada una. Toma artículos de tu catálogo para llenar el precio automáticamente, o escribe una línea suelta. Puedes agregar un descuento por línea (monto o porcentaje).
4. 4El impuesto se maneja por ti: cada línea tiene una casilla Taxable (un artículo del catálogo trae su propio ajuste, así que un servicio no gravable queda sin impuesto). La tasa viene del estado del cliente según tu configuración de impuestos, y se aplica solo a las líneas gravables. Escribe un porcentaje por línea solo si necesitas anular la tasa en una línea específica.
5. 5Fija las fechas de la factura y de vencimiento, y tus notas. Las notas al cliente se imprimen en la factura; las internas quedan privadas para tu equipo. El número de factura se asigna solo.
6. 6Haz clic en Save draft, o en Save & send para enviar por correo una factura con tu marca, un PDF y un enlace de pago seguro.

Impuesto de venta – tasas, ubicación y artículos gravables

Merchant360 calcula el impuesto de venta por ti en facturas y checkout, para que no escribas una tasa cada vez. Dos cosas lo determinan: las tasas que configuras una vez, y si cada artículo es gravable. Tú controlas ambas.

La tasa sigue la ubicación de tu cliente. Configuras una tasa predeterminada más tasas por estado en Accept Payments → Tax rates. Al hacer una factura, Merchant360 mira el estado del Bill To del cliente y aplica la tasa correspondiente (o tu predeterminada si no hay una específica). Si no vendes a un estado, no agregues tasa para él y ahí no se cobra nada.

Si el impuesto aplica es por artículo. Cada artículo del inventario tiene un ajuste Taxable sí/no. Los bienes físicos suelen ser gravables; los servicios, cargos y envíos muchas veces no. Al agregar un artículo a una factura, trae su propio ajuste, y la tasa se aplica solo a las líneas gravables – un artículo no gravable nunca lleva impuesto, incluso en un pedido gravable. También puedes cambiar la casilla Taxable de una línea en la factura si lo necesitas.

1. 1Configura tus tasas: ve a Accept Payments → Tax rates. Agrega una tasa predeterminada y una fila por cada estado donde cobras impuesto (con la tasa de ese estado).
2. 2Marca tus artículos: en Accept Payments → Inventory, abre un artículo y activa o desactiva Taxable. Hazlo una vez por artículo y aplica en todos lados.
3. 3Haz la factura normalmente. Llena el estado del cliente en Bill To – eso elige la tasa. El impuesto aparece automáticamente solo en las líneas gravables.
4. 4¿Necesitas una excepción en una factura? Usa la casilla Taxable de la línea, o escribe un porcentaje en el encabezado para anular la tasa de esa factura.

Elige cómo se paga

La sección How will this be paid del creador te deja decidirlo desde el inicio. Hay cuatro modos.

1. 1Send: envía al cliente un enlace de pago y deja que pague él mismo. Es el modo predeterminado.
2. 2Charge now: cobra de inmediato (o en una fecha futura) una tarjeta que el cliente ya tiene guardada. Marca la factura como pagada y envía un recibo.
3. 3Recurring: cobra este monto en un calendario repetitivo (mira el capítulo Cobros recurrentes).
4. 4Installments: divide el saldo en pagos iguales separados por los días que elijas.

Cómo paga tu cliente

Los clientes pagan en una página segura sin cuenta ni inicio de sesión – el botón Pay de la factura enviada (o el enlace que copias o envías por texto) la abre directo. La página muestra de quién es la factura, qué cobra línea por línea, qué ya se pagó y el saldo pendiente, así nunca hay duda de qué están pagando.

Pagan con tarjeta y, si tu cuenta tiene pagos bancarios activados, también por banco – la página lo llama "Pay by bank (ACH)" para que los clientes lo reconozcan. Si tu cuenta corre un programa de recargo, una tarjeta de crédito muestra el recargo desglosado antes de confirmar (las de débito nunca llevan recargo); con dual pricing ven el precio con tarjeta y el de efectivo según tu programa. Donde las tarjetas de regalo están activas, pueden aplicar una primero y pagar el resto con tarjeta.

En cuanto el pago pasa: la factura cambia a Paid (o Partial), el pago se registra contra ella automáticamente, ambos reciben un recibo por correo y la transacción aparece en Money → Transactions como cualquier venta. Nada que conciliar a mano.

La página de pago también acepta un código de cupón, ofrece Split into payments si activaste los pagos parciales programados, y deja que el cliente se inscriba en autopay para que sus facturas futuras se cobren solas a su tarjeta guardada. Los pagos parciales (cuando los permites) dejan pagar una parte del saldo ahora – la factura lleva la cuenta del resto.

Los clientes ni siquiera necesitan el enlace del correo: con el Pay Widget en tu sitio web pueden buscar la factura ellos mismos por número + correo y pagarla ahí (mira el capítulo WordPress). Y si cobraste de otra forma – efectivo, o un cheque por correo – abre la factura y usa Record a payment para marcarla pagada o parcial.

Envía el enlace por texto (text-to-pay)

El correo no es la única forma de enviar una factura. Abre la factura y busca la tarjeta Share this invoice. Junto al enlace de pago y el botón Copy está Text the link.

1. 1Haz clic en Text the link. El celular del cliente se llena solo si lo tienes.
2. 2Haz clic en Send text. El cliente recibe un SMS de tu negocio con el número de factura, el saldo y un enlace para pagar con un toque.
3. 3Enviar por texto una factura en borrador la envía y la pasa a Open.

Controla lo pendiente

La lista de facturas abre con cuatro contadores: Open (con el saldo total pendiente), Overdue (vencidas), Paid (pagadas) y All-time (histórico). Cada factura lleva un estado: Draft, Open, Partial, Paid o Void. Overdue es una marca sobre facturas abiertas pasadas de su fecha de vencimiento.

Abre una factura para ver su detalle y controles: enviar o reenviar el enlace de pago, Record a payment, Send reminder, emitir una nota de crédito, duplicarla en un borrador nuevo o anularla. Una línea de tiempo en vivo muestra todo lo que pasó, hasta los últimos cuatro dígitos de la tarjeta que pagó.

Recordatorios de pago automáticos

Activa los recordatorios automáticos en Accept Payments → Billing Settings y las facturas abiertas se persiguen solas en cinco momentos: una semana antes del vencimiento, el día del vencimiento, y a los 7, 30 y 60 días de vencida. Cada correo muestra el saldo con un botón de pagar, y las facturas pagadas nunca se persiguen.

También puedes enviar un recordatorio suelto cuando quieras desde la página de la factura, estén o no activados los automáticos. Los manuales se limitan a uno por factura por día.

Junto a los recordatorios viven los Estados de cuenta mensuales automáticos: actívalos y, el día 1 de cada mes, cada cliente con saldo pendiente recibe su estado de cuenta por correo – sus facturas abiertas, un resumen de antigüedad y un enlace que paga todo de una vez. Un estado por cliente por mes, y quien no debe nada no recibe nada. Es el mismo estado que envía el botón de la ficha del cliente, solo que en calendario.

Pagos parciales y depósitos

Al enviar o compartir un enlace de pago, marca Allow the customer to choose a partial amount y la página de pago gana un campo de monto. El cliente puede pagar desde $1 hasta el saldo, y la factura queda como Partial hasta pagarse completa. Ideal para depósitos.

También puedes fijar tú el monto en el enlace de pago para cobrar un depósito específico.

Dividir en pagos (installments)

Deja que los clientes paguen una factura grande con su tarjeta a lo largo del tiempo, automáticamente. Primero actívalo en Accept Payments → Billing Settings en la tarjeta Split into payments: enciéndelo, fija un saldo mínimo, el número máximo de pagos (2, 3, 4, 6 o 12) y la cadencia (semanal, quincenal o mensual).

En las facturas que califican, la página de pago ofrece entonces Pay in full o dividir. El cliente elige un plan y ve el calendario: el primer pago hoy, y el resto se cobra automáticamente en la cadencia a la misma tarjeta, hasta pagar la factura completa.

Síguelo en la tarjeta Payment plan de la factura: cuántos pagos van, el monto de cada uno, la fecha del siguiente cobro y un botón Cancel plan. Cancelar detiene los cobros futuros; lo ya cobrado queda aplicado.

Autopay: guarda una tarjeta y paga facturas futuras sola

Autopay deja que un buen cliente recurrente se olvide de las facturas. En la página de pago, el cliente puede marcar Save this card and automatically pay future invoices (también hay versión de banco / ACH donde esté activada).

Una vez inscrito, cada factura nueva de ese cliente se cobra automáticamente en su fecha de vencimiento, no al momento de enviarla, así siempre tienen hasta el vencimiento. Ves y administras la inscripción en el perfil del cliente bajo la tarjeta Autopay, donde puedes apagarla cuando quieras.

Cupones y códigos promocionales

Crea códigos en Billing Settings → Coupons (monto o porcentaje de descuento, con vencimiento y límites de uso opcionales). El cliente escribe el código en la página de pago, ve el descuento al instante y paga el saldo reducido. El descuento se registra automáticamente como nota de crédito para que tus cuentas por cobrar queden exactas.

Notas de crédito vs. reembolsos

Una nota de crédito ajusta lo que un cliente debe sin mover dinero: úsala para condonar un saldo, corregir un cobro o registrar una disputa. Emítela desde la página de la factura (Adjustment, Write-off o Chargeback), y se registra limpio en vez de editar la historia.

Una nota de crédito no devuelve dinero a una tarjeta. Para regresar dinero a una tarjeta, usa Money → Transactions y reembolsa la venta original (mira el capítulo Terminal virtual).

Encuentra todo, exporta todo

Las listas de facturas y cotizaciones buscan por número, cliente o correo con paginación completa, así nada se esconde. Export CSV descarga tus datos de facturas (respetando tu búsqueda actual) para el contador, y cada página de factura conserva su línea de tiempo completa: creada, enviada, recordada, pagada, duplicada y anulada.