Contabilidad y documentos

El libro contable

Money → Bookkeeping es un libro de solo lectura que categoriza por ti cada lote, reembolso, contracargo y comisión de procesamiento. No hay nada que teclear.

Arriba se resumen los últimos seis meses por ventas, reembolsos, contracargos, comisiones y neto, con la lista detallada abajo. Usa Re-run categorize si quieres reconstruir el libro tras un cambio de reglas. Para empujar tu actividad a tu software contable, conecta QuickBooks en Account → Integrations (siguiente).

Conecta tu banco (bank feed)

Tu ingreso de procesamiento se registra solo, pero el lado de gastos de tu P&L se escribía a mano. El bank feed lo arregla: conecta tu cuenta de cheques del negocio en Accept Payments → Bank Feed y tus transacciones bancarias se sincronizan cada noche. Cada cargo liquidado se categoriza automáticamente (renta, servicios, insumos, seguros, etc.) y se registra como gasto en tu estado de resultados – los depósitos y transferencias se listan pero nunca cuentan como gastos.

La conexión corre por Plaid, el mismo servicio que usan los propios bancos. Merchant360 nunca ve tu contraseña de banca en línea, y el enlace es de solo lectura: puede listar transacciones, nunca mover dinero.

1. 1Ve a Accept Payments → Bank Feed y haz clic en Connect your bank. Elige tu banco e inicia sesión en la ventana segura de Plaid.
2. 2Tus transacciones recientes aparecen, categorizadas. Corrige cualquier categoría desde el menú – el P&L se actualiza al instante.
3. 3Excluye lo que no sea gasto del negocio (gasto personal, un duplicado) y sale del P&L. Puedes volver a incluirlo después.
4. 4Eso es todo – la actividad nueva se sincroniza cada noche, y Sync now la trae bajo demanda.

Conecta QuickBooks Online

Merchant360 sincroniza tu actividad de procesamiento directo a QuickBooks Online, así no retecleas depósitos ni facturas.

1. 1Ve a Account → Integrations y haz clic en Connect en la tarjeta de QuickBooks Online.
2. 2Pasas a Intuit para iniciar sesión y autorizar a Merchant360 en tu empresa. La conexión pide acceso contable solamente.
3. 3Aprueba, y regresas a Integrations mostrando Connected, tu última sincronización y los botones Sync now / Disconnect.
4. 4Dueños y gerentes pueden administrar la conexión. Es configuración de una vez: la conexión se refresca sola y sigue funcionando.

Qué se sincroniza a QuickBooks

Conectado, Merchant360 mantiene tus libros al día solo. Esto es exactamente lo que envía.

1. 1Depósitos fondeados: cada lote liquidado se registra como póliza por el monto realmente depositado (ventas netas de comisiones), a una cuenta puente y a tu ingreso por ventas de procesamiento.
2. 2Contracargos: se registran como póliza a una cuenta de gasto Chargebacks & Adjustments.
3. 3Facturas que envías desde las herramientas: pasan a QuickBooks como facturas reales, con sus partidas, impuesto y el cliente creado por nombre.
4. 4Pagos de factura: cuando un cliente paga, el pago se registra en QuickBooks contra esa misma factura.

Cobrar una factura de QuickBooks desde la Extensión de Pago

Esta funciona al revés: la factura ya vive en QuickBooks y quieres cobrar una tarjeta contra ella sin teclear nada dos veces. Con la Extensión de Pago de Merchant360 instalada, abre la factura en QuickBooks y aparece un botón de pago con el saldo ya cargado. Cobra la tarjeta en el checkout seguro que se abre, y el dinero corre con tus tarifas de Merchant360 en vez de las que el software trae incluidas.

Después hay que registrar el pago contra esa factura. Hay dos formas, y cuál te conviene depende de cómo usas QuickBooks en realidad.

1. 1A mano (lo predeterminado): tras el cobro, el panel de la extensión muestra el número de factura que leyó de la pantalla y un botón Record in QuickBooks. Un clic registra el pago contra esa factura.
2. 2Automático: activa "Mark the invoice paid automatically" en la tarjeta de QuickBooks en Account → Integrations. Desde entonces, cobrar desde una pantalla de factura de QuickBooks registra el pago solo y la factura se marca como pagada.

¿Usas ServiceTitan? Cobra y concilia ahí

Si tus facturas viven en ServiceTitan, ahí es donde va el pago, no en QuickBooks. Conecta ServiceTitan en su propia tarjeta en Account → Integrations y la Extensión de Pago cobrará la tarjeta directo desde una factura de ServiceTitan con tus tarifas de Merchant360, y registrará el pago de vuelta en esa misma factura. Tu exportación de ServiceTitan a QuickBooks lo lleva después tal como siempre lo ha hecho.

Esto se mantiene a propósito separado de la conexión de QuickBooks de arriba. Un cobro de ServiceTitan nunca se escribe también en tu archivo contable, porque la exportación de ServiceTitan ya lo envía allá: hacer ambas cosas contaría el dinero dos veces.

1. 1En ServiceTitan, crea credenciales de API para Merchant360 y anota tu Tenant ID, Client ID, Client Secret y App Key.
2. 2Pega los cuatro en la tarjeta de ServiceTitan en Account → Integrations. Los verificamos contra ServiceTitan antes de guardarlos, así un error de copiado se detecta ahí y no la primera vez que cobras.
3. 3Elige qué tipo de pago de ServiceTitan deben usar los pagos registrados, o déjalo en el predeterminado de ServiceTitan.
4. 4Opcionalmente activa "Mark the invoice paid automatically" – mismo comportamiento y misma protección de saldo en cero que la versión de QuickBooks.

Odoo, JobTread y Mindbody

La misma idea cubre tres sistemas más, cada uno en su propia tarjeta en Account → Integrations. En todos los casos el pago se registra de vuelta en el sistema donde estabas, nunca también en tu archivo contable, porque esas plataformas ya exportan ahí por su cuenta.

Odoo – cobra desde una factura de cliente y Odoo registra el pago contra ella, conciliado, igual que el botón Register Payment. Al conectar eliges en qué diario cae. JobTread – cobra desde una factura de cliente y el pago se registra contra esa factura.

Mindbody funciona distinto a propósito, porque el dinero de un estudio está sobre todo en el mostrador y no en facturas. Si tienes una terminal Handpoint enlazada, el botón en una venta de Mindbody dice "Charge on terminal" y manda el monto directo al lector: el cliente acerca o inserta la tarjeta, la tarjeta está presente, y obtienes tarifas de tarjeta presente con mucho menos riesgo de contracargo que tecleando el número. "Key it instead" queda para una reserva por teléfono o una tarjeta que no lee. En ambos casos la venta se registra en Mindbody contra un método de pago personalizado que tú eliges, así tu reporteo, inventario e historial del cliente quedan correctos.

Conciliar y qué esperar

En la primera sincronización, Merchant360 crea las cuentas que necesita si no existen: EPI Processing Clearing (una cuenta puente tipo banco), Merchant Processing Sales (ingreso), Merchant Processing Fees (gasto) y Chargebacks & Adjustments (gasto). Nunca se registra directo a tu cuenta bancaria real.

Para conciliar, cuando un depósito de procesamiento aparezca en tu banco, empárejalo (Match) con EPI Processing Clearing en vez de agregarlo como ingreso. La cuenta puente queda en cero, y nada se cuenta doble.

Nota de detalle: como los depósitos se registran netos, las comisiones ya van dentro de cada depósito y no aparecen como gasto aparte, y un reembolso reduce el depósito al que pertenece. Desconectar detiene la sincronización futura pero deja todo lo ya enviado a QuickBooks exactamente como está.

Estado de resultados (solo dueños)

Para un P&L de verdad, ve a My Money → Profit & Loss. Es solo para dueños, así las finanzas de la propiedad quedan lejos del personal de piso.

El estado suma tu ingreso (ventas de caja, pedidos en línea y facturas cobradas), resta costo de ventas y mano de obra, y agrupa tus gastos operativos en utilidad bruta y operativa con márgenes.

Agrega gastos en la misma página: elige fecha y categoría (renta, servicios, nómina, marketing, insumos, seguros y más), escribe etiqueta y monto, y márcalo mensual si se repite. Fija un rango de fechas y los números se recalculan.

Estados de cuenta y formas fiscales

1. 1Ve a Money → Merchant Statement para descargar el estado de procesamiento de cualquier mes en PDF (con CSV donde esté disponible).
2. 2Encuentra tu 1099-K en Money → Tax Forms. Elige un año fiscal para ver tu volumen bruto por mes; cuando tu volumen alcanza el umbral del IRS, aparece un botón Download 1099-K (PDF). Electronic Payments entrega los 1099-K en digital, así que no hay copia por correo que esperar.
3. 3Todo va ya desglosado, así tu contador recibe números limpios sin perseguirte.